Solicitud de Proyecto

En el Departamento de Servicios Escolares, se lleva a cabo el proceso de Regularización, el cual tiene como objetivo principal la solicitud por parte de los alumnos  de Reconocimientos de Regularización de las asignaturas que adeudan.

Se han recibido inconformidades por parte de los alumnos, ya que el tiempo que requieren para poder realizar el trámite de solicitud de Reconocimientos de Regularización es demasiado largo ya que en ocasiones un alumno requiere de 3 o más horas para su realización.

Básicamente las  actividades que se llevan a cabo durante el proceso de Regularización son las siguientes.

1.      El alumno presenta su Historial Académico en la Oficina de Control Escolar, anotando los nombres de las asignaturas que desea solicitar para presentar Reconocimientos de Regularización.

2.      En la Oficina de Control Escolar revisan y autorizan las asignaturas solicitadas, en el Historial Académico presentado por el alumno.

3.      El Alumno acude a la Oficina de Recursos Financieros para realizar el pago correspondiente, entregando el Historial Académico con las asignaturas autorizadas por parte de Control Escolar.

4.      La Oficina de Recursos Financieros recibe el pago por parte de los alumnos y elabora el recibo oficial de cobro, el cual es entregado al alumno.

5.      La Oficina de Recursos Financieros devuelve los Historiales entregados por los alumnos a la Oficina de Control Escolar, para que sean elaboradas las Actas de reconocimientos de Regularización.

6.      La Oficina de Control Escolar, entrega las Actas  de Reconocimientos de Regularización al Departamento de Servicios Docentes, para que apliquen las evaluaciones y entreguen las calificaciones correspondientes.

7.      La Oficina de Control Escolar recibe las Actas de Regularización con las calificaciones y las captura en el Sistema Integral de Control Escolar.

Analizando las actividades que se realizan, se ha determinado que la actividad que ocasiona la inconformidad por parte de los alumnos es el la elaboración de los recibos oficiales de cobro, ya que en la actividad anterior (Autorización), se requiere aproximadamente un tiempo de 2 minutos y en la elaboración de los recibos se requiere aproximadamente un tiempo de 3 minutos, lo cual hace que se vayan cumulando alumnos en la oficina de recursos financieros para realizar el pago y recibir su recibo oficial de cobro.

En consecuencia, hay alumnos que al final tienen que esperar hasta 2 Horas o más para poder realizar  su pago, generando inconformidad en los alumnos por el servicio de atención que están recibiendo.

Con el Desarrollo de un Sistema de Información para la Elaboración de Recibos Oficiales de Cobro, el cual concentre la información requerida de los alumnos, así como de las asignaturas que solicita, se piensa que se podría reducir el tiempo de elaboración de 3 minutos a 30 segundos, con lo cual se le estaría dando solución a la inconformidad presentada por los alumnos. Además nos podría entregar también los impresos de las Actas de Reconocimientos de Regularización, ahorrando este trabajo a la Oficina de Control Escolar.