1.3 Sistemas de Información

Publicado en por Arturo_Lopez_Flores

1.3.1   Conceptos Generales

           

En el sentido más amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.

           

Una organización es un sistema. Sus componentes mercadotecnia, investigación, manufactura, ventas, embarques, contabilidad y personal trabajan juntos para crear utilidades que beneficien tanto a los empleados como a los accionistas de la compañía. Cada uno de estos componentes es a su vez un sistema.

           

Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida de una entidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros.

 

 

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia y para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran  fuera de las fronteras de los sistemas.

           

Los sistemas que interactúan con su medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos. En contraste, aquellos que no interactúan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados.

           

Los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

 

1.      Un estándar para lograr un desempeño aceptable

2.      Un  método para medir el desempeño actual.

3.      Un método para comparar el desempeño actual contra el estándar

4.      Un método de retroalimentación

 

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas más pequeños; es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas.

           

Las características generales de todos los sistemas son las mismas. Cualquier sistema puede examinarse añadiendo los detalles que sean necesarios.

 

 

1.3.2   Sistemas de Información Organizacionales

           

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.

           

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados tales como equipo específico, programas, archivos y procedimientos es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información.

           

Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información.

           

Los organigramas se emplean , con frecuencia, para describir la forma en que están relacionados los diferentes componentes de la organización, tales como divisiones, departamentos, oficinas y empleados; aunque estos no dicen nada con respecto a la forma en que opera el sistema organizacional.

           

Algunos detalles que son importantes para el analista de sistemas son:

 

  • Canales informales: ¿que interacciones existen entre las personas y los departamentos que no aparecen en el organigrama o no están descritos en los procedimientos de operación?

 

  • Interdependencias: ¿de que otros departamentos y componentes de la organización depende un elemento en particular?

 

  • Personas y funciones clave: ¿cuales son las personas y elementos más importantes en el sistema para que este tenga éxito?

 

  • Enlaces críticos de comunicación: ¿como es el flujo de información entre los componentes de la organización?

 

 

1.3.3   Categorías de los Sistemas de Información

           

El analista de sistemas desarrolla diferentes tipos de sistemas de información para satisfacer las diversas necesidades de una empresa.

 

Sistemas TPS (Procesamiento de Transacciones)

 

Los sistemas para el procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de la que depende toda la organización. Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización. Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercancía, pago a empleados y depósitos de cheques.

           

El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de éstas, incluye entre otras, las siguientes actividades:

 

·        Cálculos

·        Clasificación

·        Ordenamiento

·        Almacenamiento y recuperación

·        Generación de resúmenes

           

Los procedimientos para el proceso de transacciones se denominan procedimientos de operación estándar.

           

El gran volumen de transacciones precisas asociado con el nivel operativo de una organización junto con la capacidad de los administradores para desarrollar procedimientos específicos para manejarlos, conduce con bastante frecuencia a la implantación de ayuda asistida por computadora. Los procedimientos forman parte de los programas de computadora que controlan la entrada de datos, el procesamiento de los detalles y la presentación de los datos y la información.

 

Los sistemas de procesamiento de transacciones brindan velocidad y exactitud; además se pueden programar para seguir rutinas sin ninguna variación. Los analistas diseñan tanto los sistemas como los procesos para el manejo de actividades.

 

Las rutinas asociadas con transacciones bancarias caracterizan el empleo de procedimientos de operación estándar para el manejo de depósitos y retiros, pago de cheques y otros depósitos.

 

Los sistemas automatizados para las cajas de los bancos, permiten al cajero utilizar la terminal de la computadora para ingresar los detalles de la transacción mientras el cliente espera en la ventanilla. Los procedimientos forman parte del software de la computadora donde está implantado el sistema.

 

De manera similar, cuando los  clientes efectúan retiros en las máquinas de caja automática, el software utilizado para operar el sistema se encarga de asegurar que se siga el procedimiento adecuado.

 

 

CAJERO AUTOMÁTICO

 

Actividad del cliente

Actividad del sistema

Proporcionar el número de cuenta

Verificar la validez del número de cuenta

Proporcionar la contraseña

Verificar que la contraseña corresponda al número de cuenta

 

 

 

 

 

Proporcionar el monto del dinero

Verificar que el monto esté dentro de los límites establecidos

 

Verificar que el monto se encuentre dentro del saldo de la cuenta

 

Registrar la transacción en los archivos

 

Entregar el dinero

 

Expedir el comprobante

Retirar el dinero

Prepararse para la siguiente transacción

 

 

 

Sistemas de Información Administrativa

 

Los sistemas de información administrativa proporcionan la información que será empleada en los procesos de decisión administrativos. Trata con el soporte de situaciones de decisión bien estructuradas. Es posible anticipar los requerimientos de información más comunes.

 

En el ejemplo del cajero automático, el sistema de información administrativa, o sistema de informes para la administración, presentará reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Por ejemplo, los bancos emplean de manera rutinaria reportes sobre depósitos y retiros, en forma global y por sucursal, con el objeto de mantener al tanto a funcionarios bancarios sobre el comportamiento de cada sucursal.. Todo esto con el objeto de vigilar la relación entre préstamos otorgados y depósitos recibidos, el nivel de reservas de efectivo y los intereses pagados a los cuentahabientes, entre otros indicadores de uso común.

 

 

 

Sistemas para el Soporte de Decisiones

 

Los sistemas para el soporte de decisiones (DSS)  proporcionan información a los directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares. Apoyan la toma de decisiones en circunstancias que no están bien estructuradas. Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible identificar con anticipación, todos los factores que deben considerarse en la decisión

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